Afdrukken

Gebruiksreglement zaal- en materiaalverhuur

reglement betreffence het gebruik van en retributie op het huren van zalen en materialen

Art.1 Infrastructuur + materiaal

De volgende gemeentelijke infrastructuur wordt ter beschikking gesteld voor verhuur:
  • beachterreinen aan sporthal Jo Baetens
  • feestzaal Jo Baetens
  • feestzaal Sint-Martens-Lennik
  • sporthal Jo Baetens
  • tramstatie Eizeringen

Gemeentelijk materiaal dat kan ontleend worden:

  • afvalcontainer
  • nadar
  • pijl
  • podiumelement
  • springkasteel (wordt uitsluitens ontleend aan Lennikse verenigingen, scholen en voor de organisatie van buurt- en straatfeesten)
  • statafel
  • stoel
  • tafel (een tafelblad + 2 schragen) voor 6 personen
  • tent (wordt uitsluitens ontleend aan Lennikse verenigingen, scholen en voor de organisatie van buurt- en straatfeesten)
  • zittribune: 10 modules (24 personen per module).

Art. 2: Aanvragen - Annulatie

2.1. Occasionele verhuur

Wat

Occasionele verhuur omvat alle verhuur van zalen en/of materiaal door verenigingen of personen voor éénmalig gebruik of een éénmalige activiteit.

Hoe

1. Een aanvraag wordt online ingediend

Om te reserveren, heb je een gebruikersaccount nodig. Ja kan deze zelf aanmaken door eerst te klikken op 'nieuwe reservaring' en vervolgens 'creëer een account'. Na goedkeuring, kan je online een reservatie doen.

2. De beschikbaarheid van zalen en materiaal is steeds raadpleegbaar via http://www.lennik.be/accommodatie_algemene-info.html.
De aanvragen voor occasionele huur van zalen of materiaal worden ten vroegste 12 maanden voor jaarlijkse terugkerende reservaties en 10 maanden voor alle andere occasionele ingebruikname, overgemaakt aan de dienst Vrije Tijd. Bij verenigingen moet de aanvraag online aangevraagd worden door door de voorzitter/verantwoordelijke van de aanvragende vereniging. Bij privépersonen volstaat de online aanvraag van de aanvrager.

3. Na ontvangst van een volledige aanvraag en op voorwaarde dat de gevraagde zaal en/of materiaal beschikbaar is op vooropgestelde datum, wordt de zaal en/of materiaal in optie genomen en ontvangt de aanvrager een bevestiging van de genomen optie en een factuur tot betaling. Deze bevestigingsbrief bevat tevens praktische afspraken waaronder onder meer het tijdstip waarop de zaal kan betreden worden en ten laatste moet achtergelaten worden.

4. Pas na betaling van de huurprijs en waarborg, zoals vastgesteld in dit reglement, is de reservatie definitief. Indien de verschuldigde huurprijs en waarborg niet betaald is binnen een termijn van maximum 30 dagen na ontvangst van de factuur én voor de ingebruikname van de zaal en/of materiaal, vervalt de optie en wordt de zaal en/of materiaal terug ter beschikking gesteld. Betaling van de factuur is tevens een bevestiging van akkoord van de huurder met de voorwaarden en tarieven zoals opgenomen in dit gebruikersreglement.

5. De badge/sleutel van de gehuurde zaal wordt na voorlegging van het betalingsbewijs ter beschikking gesteld bij de onthaalbalie tijdens de openingstijden van het gemeentehuis. Een sleutel van een zaal kan ten vroegste op de voorafgaande werkdag van het gebruik van de zaal/materiaal worden afgehaald.
Indien de ingebruikneming in het weekend gebeurt, wordt de sleutel afgehaald op de voorafgaande donderdagavond of vrijdagvoormiddag tijdens de openingstijden. Het is niet mogelijk om op een ander tijdstip of dag de sleutel in ontvangst te krijgen.

6. De gehuurde zalen en/of materialen zijn onderworpen aan een controle vooraf en achteraf. De sleutel van de gehuurde zaal moet teruggegeven worden bij de dienst Vrije Tijd uiterlijk de eerste werkdag volgend op de gehuurde periode, tijdens de openingstijden van het gemeentehuis. Indien de sleutel niet tijdig wordt teruggegeven, zal een schadevergoeding aangerekend worden van € 10 per dag, dat zal verhaald worden via de waarborg. Indien een badge niet wordt terug bezorgd, zal er een schadevergoeding van € 2 worden verhaald via de waarborg.

2.2. Seizoenhuur

Hoe
Om voor seizoenhuur in aanmerking te komen, dient de zaal minimaal om de 14 dagen en voor minstens 12 keer per seizoen gehuurd te worden, op regelmatige basis. Een seizoen loopt van 1 augustus tot 31 juli.
Wat

1. De aanvragen voor seizoenverhuur moeten schriftelijk ingediend te worden bij de dienst Vrije Tijd, vóór het komende seizoen tussen 1 mei en 31 mei, aan de hand van de vooropgestelde aanvraagformulieren. Deze formulieren zijn te verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd.

2. Bij verenigingen moet de schriftelijke aanvraag ondertekend worden door de voorzitter/verantwoordelijke van de aanvragende vereniging. Bij privépersonen volstaat de handtekening van de aanvrager.

3. Een toewijzing van seizoenhuur is één seizoen geldig. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van deze beslissing door de dienst Vrije Tijd.

4. Badges moeten op het eind van het seizoen worden terug bezorgd aan de onthaalbalie.
Indien niet, zal er een schadevergoeding van € 2/badge worden bijkomend gefactureerd, samen met de afrekening van de seizoensverhuur.

Art. 3: Waarborg

  • Voor elke aanvraag tot occasionele huur van een zaal (excl. vergaderingen) wordt er een waarborg betaald van € € 200. Voor elke aanvraag tot occasionele huur van materiaal wordt er een waarborg van € 100 betaald. De waarborg wordt betaald samen met de huurprijs binnen 30 dagen na ontvangst van bevestiging van de reservatie en de factuur én voor de datum van ingebruikname. Voor het occasioneel (uur)gebruik van de sporthal voor sportactiviteiten wordt geen waarborg gevraagd.
  • Indien de huurder de waarborg niet, niet tijdig of slechts gedeeltelijk heeft betaald, wordt de toegang tot de zaal hem/haar ontzegd.
  • De waarborg kan geheel of gedeeltelijk ingehouden worden als gevolg van eventuele schade aan de infrastructuur en/of materiaal of als gevolg van het nalaten van het grondig reinigen van de infrastructuur en/of materiaal. Ook vernielingen, sluikstorten en/of overlast in de nabije omgeving rond de desbetreffende zaal zullen via de waarborg verhaald worden.
  • Indien de waarborg niet volstaat om de herstellingskosten, de vervangkosten of de reinigingskosten te dekken dan zal het tekort gefactureerd worden aan de huurder.
  • Indien geen schade werd vastgesteld en de zaal in de oorspronkelijke staat werd achtergelaten, zal de waarborg integraal worden terugbetaald.

Art. 4: Annulatie

De annulering van een reservatie dient tenminste 1 maand voor het tijdstip van ingang schriftelijk bevestigd te worden door de aanvrager aan de dienst Vrije Tijd, zo niet blijft de huurprijs verschuldigd.

Art. 5: Tarieven

Zalen

Infrastructuur feestzaal feestzaal sportzaal tramstatie
Activiteiten Gebruiker SML Jo Baetens Jo Baetens Eizeringen beachterreinen
Activiteit zonder winstdoeleindenerkende
(vergadering, receptie, zonder inkomsten...)
erkende verenigingen, scholen € 105 € 180 nvt € 50 nvt
niet erkende verenigingen, inwoners € 158 € 120 nvt € 75 nvt
andere € 315 € 240 nvt € 150 nvt
 
Activiteit met winstdoeleinden
(via inkom, tombola, drankverkoop,...)
Privéfeest)
erkende verenigingen, scholen € 210 € 160 nvt € 100 nvt
niet erkende verenigingen, inwoners € 315 € 240 nvt € 150 nvt
andere € 630 € 480 nvt € 300 nvt
 
Eetfestijn erkende verenigingen, scholen nvt € 250 nvt nvt nvt
niet erkende verenigingen, inwoners nvt € 375 nvt nvt nvt
andere nvt € 750 nvt nvt nvt
 
Fuif erkende verenigingen, scholen € 250 nvt nvt nvt nvt
niet erkende verenigingen, inwoners € 375 nvt nvt nvt nvt
 
Seizoen- en occasionele huur
voor sportactiviteiten
(prijzen per uur)
erkende verenigingen nvt nvt €3    1/3 zaal nvt € 5     2 terreinen
erkende verenigingen, inwoners nvt nvt €5    1/3 zaal nvt € 8     2 terreinen
scholen €1,5 €1,5 €1,5    1/3 zaal nvt nvt
andere nvt nvt €9    1/3 zaal nvt € 15     2 terreinen
 
Tornooi erkende verenigingen nvt nvt €65    1/2 dag nvt € 45     1/2 dag
niet erkende verenigingen, inwoners nvt nvt €98    1/2 dag nvt € 68     1/2 dag
andere nvt nvt €195    1/2 dag nvt € 135     1/2 dag

* Lennikse basisscholen (alle netten) kunnen voor de lessen L.O. de zalen gratis gebruiken tijdens de schooluren volgens de gemaakte afspraken seizoenshuur.

 

Materiaal

aantalMax. aantal uit te lenen stuksErkende vereniging
scholen
buurtfeest
niet erkende vereniging
inwoner
andere
nadar1150€ 1,00€ 2,25€ 4,50
podiumelement16€ 5,00€ 7,50€ 15,00
tafelblad + 2 schragen180€ 2,00€ 4,50€ 9,00
stoel1300€ 0,50€ 1,50€ 3,00
tribune1 module10 module van 24 zitjes€ 10,00€ 15,00€ 30,00
springkasteel*11€ 60,00nvtnvt
statafel16€ 3,00€ 7,25€ 15,00
container13€ 35,00€ 52,50€ 105,00
pijl2520 pakketten van 25 stuks€ 0,00€ 0,50€ 1,25
tent (3mx6m)**13€ 10,00nvtnvt
* volgens definitie van het gemeentelijk reglement 'toelage buurtfeest'
** huur enkel mogelijk voor buurtfeest
- Fuiven kunnen enkel in de feestzaal Sint Martens Lennik georganiseerd worden, enkel door Lennikse verenigingen of inwoners uit Lennik. Er kunnen maximaal 2 fuiven per maand plaatsvinden. De organisatoren moeten de aanvraagformulieren van de meldingsformulier voor fuiven (te verkrijgen op de onthaalbalie) ondertekenen en de bepalingen ervan naleven.
- Een erkende vereniging = een vereniging die voldoet aan de gemeentelijke erkenningsreglementen.

Art. 6: Gebruiksvoorwaarden

  • De huurder verbindt zich ertoe de gehuurde ruimte slechts te gebruiken op de voor hem vastgestelde uren en dagen. Ook wat betreft de seizoenshuur moeten de vastgestelde uren stipt nageleefd worden.
  • De gebruiker wordt geacht alle lokalen te gebruiken als een goede huisvader.
  • De zaal moet netjes en gereinigd achtergelaten worden (zie ook verantwoordelijkheden).
  • Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgangen te belemmeren of voorziene in- en uitgangen af te sluiten.
  • Er geldt een algemeen rookverbod in alle zalen en ruimtes.
  • Het gebruik in de gemeentelijke infrastructuur van eigen materialen, van eender welke aard, geschiedt op eigen risico. Het materiaal moet na de activiteit onmiddellijk verwijderd worden, behoudens andersluidende beslissing van de dienst Vrije Tijd.
  • Alle materialen en/of toestellen, die eigendom zijn van de gemeente, moeten met respect behandeld worden en moeten na het beëindigen van de activiteit op de voorziene plaats terug geplaatst worden. Het gebruik van het materiaal kan enkel in de zaal geschieden en niet er buiten.
  • Het stockeren van eigen materiaal kan enkel in de opbergruimte mits de goedkeuring van de dienst Vrije Tijd. De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor dit materiaal.
  • De gebruiker waakt erover dat bovenstaande punten nageleefd worden en is gehouden één ieder die zich niet aan het reglement houdt, hierop te wijzen.

Art. 7: Specifieke bepalingen betreffende de huur van materiaal

  • Elke zaal is uitgerust met tafels en stoelen, voor de aangeduide capaciteit. Het gebruik van deze tafels en stoelen is inbegrepen in de huurprijs.
  • De feestzaal Jo Baetens is tevens uitgerust met keukengerei, voor de aangeduide capaciteit. Het gebruik van het keukenmateriaal in deze zaal, is inbegrepen in de huurprijs.
  • Materiaal kan gehuurd worden van vrijdag tot maandag en van maandag tot vrijdag.
  • Voor ontleningen in het weekend wordt het materiaal ten vroegste vrijdag opgehaald en wordt het ten laatste de daaropvolgende maandag teruggebracht.
  • Voor ontleningen in de week, kan het materiaal ten vroegste op maandag opgehaald worden en wordt het ten laatste op vrijdag teruggebracht.
  • Indien het gehuurde materiaal niet tijdig wordt teruggebracht, zal een schadevergoeding opgelegd worden van € 10 per dag, te verhalen via de waarborg.
  • Het is mogelijk om het ontleende materiaal te laten afleveren door de gemeentelijke diensten tijdens werkdagen en binnen het grondgebied van de gemeente Lennik. Voor deze logistieke ondersteuning betaalt men een retributie van € 30 per begonnen persoonsuur.

Art. 8: Verantwoordelijkheden

Algemeen

  • De gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en het gemeentepersoneel kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en om het even welke schade van lichamelijke, stoffelijke of morele aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of het gebruik van de infrastructuur/het materiaal.
  • Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen, sportmateriaal, enz.
  • Het betalen van de Billijke Vergoeding voor de infrastructuur neemt de gemeente voor haar rekening. Alle andere eventuele verschuldigde taksen, belastingen, auteursrechten, SABAM enz. zijn ten koste van de huurder.
  • De gebruiker dient alle beschadigingen die tijdens het gebruik ontstaan zijn, onmiddellijk te melden aan de dienst Vrije Tijd.
  • De gemeente behoudt zich het recht voor om kosten voor schade of opkuis te verhalen op de vereniging en/of de organisatoren. Eventueel kunnen deze kosten in mindering genomen worden op eventuele gemeentelijke subsidies.
  • Niet betaalde facturen worden ingevorderd overeenkomstig de burgerlijke rechtspleging

Controles

  • De occasionele huur van een zaal en/of materiaal wordt steeds voorafgegaan door een controle. Ook na ingebruikname van de zaal en/of materiaal wordt een controle uitgevoerd. Deze controles vinden plaats respectievelijk de 1e werkdag voorafgaand aan en 1e werkdag volgend op de activiteit.
  • Naar aanleiding van de controles wordt een formulier “plaats van bevinding” ingevuld en ondertekend door zowel de controleur als de huurder. Indien de huurder niet wenst of kan aanwezig zijn tijdens de controles, wordt hij of zij geacht akkoord te gaan met de vaststellingen van de controleur.
  • Het formulier “controle materiaal” wordt door de gebruiker naar waarheid ingevuld en ondertekend. Dit document wordt afgegeven samen met de sleutel bij de dienst Vrije Tijd uiterlijk de eerste werkdag volgend op de gehuurde periode, tijdens de openingstijden van het gemeentehuis.
  • De seizoenshuur wordt onderworpen aan een regelmatige en steekproefsgewijze controle.
  • De vaststellingen van de controles kunnen aanleiding geven tot het verhalen van de kosten van schade of opkuis en inhouding van de gestelde waarborg.

Tarieven schadevergoeding

Materiaalprijs/ontbrekend stuk
Keukenmateriaalglas€ 3,00
bord, tas, ondertas€ 4,00
bestek€ 1,50
pijltjes€ 1,00
  • Het overig materiaal (tafels, stoelen, podiumelementen, nadars, springkasteel): schadevergoeding = de prijs van de herstelkost op basis van een prijsofferte (factuur).
  • De huurder staat zelf in voor het reinigen van de zaal na gebruik. Is dit niet voldoende, wordt er een extra kost aangerekend van € 30 per begonnen persoonsuur.
De tarieven van het keukenmateriaal zijn gebaseerd op basis van de kostprijs van aankoop.

Art. 9: Slotbepalingen

  • Door het gebruik van de infrastructuur/materiaal verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement. Iedere gebruiker wordt geacht dit reglement te kennen en dient het stipt na te leven.
  • Gevallen van overmacht, waardoor de apparatuur of infrastructuur niet optimaal gebruikt kan worden (o.a. stroomonderbreking, verkeerdelijk gebruik) kunnen geen aanleiding geven tot enige vorm van schadeloosstelling.
  • Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd de infrastructuur te sluiten en het gebruik ervan te verbieden in geval van overmacht en herstellingswerken, omwille van veiligheidsoverwegingen, alsook om iedere andere gegronde reden, en dit met uitsluiting van enige schadevergoeding.
  • Gebruikers die de gebruiksvoorwaarden niet naleven, kunnen door beslissing van het college van burgemeester en schepenen het verdere gebruik van de infrastructuur/materiaal ontzegd worden.
  • Uitzonderingen op dit reglement zijn mogelijk onder voorbehoud dat er een afsprakennota wordt opgesteld met de organisator en goedgekeurd wordt door het college van burgemeester en schepenen
Dit reglement, goedgekeurd op de gemeenteraad van 22 januari 2016 vervangt het retributiereglement op het huren van zalen, sportterreinen en vermelde materialen, goedgekeurd op de gemeenteraad van 27 maart 2014.

 

 

 

Laatste wijziging Algemene Voorwaarden: 2017-01-03